企业风险防控系列之七 —— 公司及企业合同的合规管理问题

一、企业合同合规管理的重要性

企业合同合规管理是现代企业管理的核心环节之一，其意义不仅体现在法律风险防控层面，更能从战略、运营、信誉等多维度为企业创造价值。

首先，可以法律防控风险，筑牢企业安全底线。

若合同内容违反法律强制性规定（如《民法典》第153 条禁止的 “恶意串通损害他人利益” 条款），可能被认定无效，导致交易目的落空。例如，某企业与未取得资质的施工方签订工程合同，因违反《建筑法》资质要求，合同无效后需承担返工损失。合规管理可提前排查主体资格、条款合法性，如审查对方营业执照、资质证书，避免因主体无资质导致合同无效。

除此之外，合同条款约定不明（如交货时间、质量标准）易引发纠纷，企业可能面临高额违约金或赔偿。如某设备采购合同未明确验收标准，买方以“质量不合格” 拒付货款，卖方会因证据不足而面临败诉风险。通过合规管理细化条款（如约定“按国家标准 GB/T 12345 验收”），可降低诉讼风险，减少律师费、诉讼费等间接成本。

其次，保障交易安全，确保合同目的实现。

对合同相对方进行背景调查（如通过国家企业信用信息公示系统核查注册资本、股权结构、涉诉记录），可避免与“空壳公司” 或失信主体交易。合规管理可通过设定 “预付款比例不超过 30%”“货到验收合格后付款” 等条款，分阶段控制履约风险。

另外，建立合同台账跟踪履行进度（如交货、付款、验收节点），及时发现对方违约迹象（如延迟交货超15 日），可通过发函催告、行使不安抗辩权等方式止损，动态监控履行过程。

第三、提升运营效率，优化企业管理流程。

标准化合同文本节省谈判成本。制定企业标准化合同模板（如采购合同、服务合同、租赁合同等），可减少重复谈判时间。模板中预设“争议解决条款（XX 仲裁委员会）”“知识产权归属” 等通用条款，避免重复协商。

建立合同审批流程（如业务员起草→法务审核→财务确认→管理层审批），明确各环节时限（如法务需在 2 个工作日内反馈意见），避免因审批拖沓延误交易。某企业因合同审批流程模糊，错过某项目投标截止时间，损失中标机会。

第四、维护企业信誉，增强市场竞争力。

在政府采购、大型项目招标中，“合同管理合规性” 常作为评标加分项。合规履约（如按时付款、高质量交付）可积累良好商业信誉，吸引优质合作伙伴。若因合同纠纷被列入 “失信被执行人名单”，企业将受限贷、招投标、高消费等影响。合规管理可通过及时处理纠纷（如协商调解、仲裁），避免负面舆情对品牌的冲击。

二、企业合同合规管理的法律规定

1.基础法律依据

《中华人民共和国民法典》合同编

合同订立时，明确合同成立要件（当事人、标的、数量），要求采用书面形式（除即时清结外），并规范电子合同效力（如可靠电子签名与手写签名同等效力）。

格式条款限制方面，禁止单方免除己方责任、加重对方义务或排除对方主要权利（如“商品售出概不退换”），要求条款提供方尽到显著提示和说明义务。

合同效力与履行方面，规定合同无效情形（如恶意串通损害第三人利益）、情势变更原则（如不可抗力或重大客观变化导致履约困难时的协商调整权）。

《中华人民共和国公司法》

规范关联交易合同的审批程序，要求履行信息披露义务，避免利益输送。

《中华人民共和国招标投标法》

对必须招标的项目（如大型基建、政府采购）设定程序要求，禁止围标、串标等行为。

2.专项法规与监管要求

《企业内部控制应用指引第16号—合同管理》

风险管理：要求企业建立合同归口管理部门，明确合同拟定、审批、执行的分离制衡机制，定期评估风险。

流程控制：规定合同签订前需核查对方主体资格及履约能力，重大合同需法律、技术、财务多部门联合审查。

市场监管总局《合同行政监督管理办法》

明确规定经营者订立合同应当遵循平等、自愿、公平、诚信的原则，不得违反法律、行政法规的规定，违背公序良俗，不得利用合同实施危害国家利益、社会公共利益和消费者合法权益的行为。

格式条款监管方面，明确规定经营者采用格式条款与消费者订立合同，应当以单独告知、字体加粗、弹窗等显著方式提请消费者注意商品或者服务的数量和质量、价款或者费用、履行期限和方式、安全注意事项和风险警示、售后服务、民事责任等与消费者有重大利害关系的内容，并按照消费者的要求予以说明；经营者与消费者订立合同，不得利用格式条款等方式作出减轻或者免除自身责任的规定；经营者与消费者订立合同，不得利用格式条款等方式作出加重消费者责任、排除或者限制消费者权利的规定。

备案与检查方面，规定省级以上市场监督管理部门可以根据有关法律法规规定，针对特定行业或者领域，联合有关部门制定合同示范文本。监管部门可对不公平条款责令整改。

《中央企业合规管理指引（试行）》

该管理指引规定，要求央企在合同管理中突出反商业贿赂、反垄断、知识产权保护等合规重点。

组织架构方面，要求设立合规委员会，明确董事会、经理层及业务部门的合规职责。

《民法典合同编通则司法解释》法释〔2023〕13号

合同解释规则方面，引入缔约背景、履行行为等要素辅助解释条款，强化穿透式审判思维。

合同效力认定方面，细化虚假意思表示、通谋虚伪行为的效力判定规则，防范“名为买卖实为借贷”等风险。

3.其他相关法规

《刑法》规定虚假广告罪（第222条　）串通投标罪（第223条）、合同诈骗罪（第224条）、职务侵占罪（第271条）等扰乱市场秩序的相关罪名，严惩利用合同实施欺诈或侵占公私财产的行为。

《反不正当竞争法》规定，禁止商业贿赂、串通投标等破坏市场竞争的合同行为。

《电子商务法》规定，要求电商经营者明确格式条款内容，不得通过技术手段侵害消费者知情权。

三、公司及企业合同签署及履行的八大环节。

1.合同准备环节：夯实交易基础。

（1）主体资格审查。

企业主体：通过国家企业信用信息公示系统核查对方营业执照（是否存续、经营范围匹配）、股权结构（是否涉关联交易）、注册资本实缴情况（判断履约能力）。

特殊资质：如医疗设备采购需查验《医疗器械经营许可证》，建筑工程需审查《建筑业企业资质证书》，避免无资质导致合同无效。

自然人主体：核实身份证信息，若为代理人需留存《授权委托书》（明确代理权限、期限）。

（2）信用与背景调查。通过 “中国执行信息公开网” 查询对方是否为失信被执行人，通过企查查 / 天眼查查看涉诉记录、行政处罚。对新合作方如有必要可要求提供近三年财务报表，评估付款能力；对重大合同可委托第三方机构做尽职调查。

（3）明确交易需求。内部召开需求研讨会，梳理核心诉求（如交货周期、质量标准、售后服务），形成《合同需求清单》。例如，软件开发合同需明确 “功能模块清单”“验收测试用例”，避免后期因需求模糊产生争议。

2.合同谈判环节：攻防策略与风险预判。

（1）制定谈判方案。明确底线条款（如付款比例不低于 30% 预付款）、可让步条款（如交货期 ±5 天），形成《谈判要点备忘录》。重大合同可组建谈判小组（法务、业务、财务参与），避免单一部门主导导致风险遗漏。

（2）警惕条款陷阱。对对方提出的 “免责条款”需重点磋商。避免口头承诺，所有协商结果需以书面形式记录（如《谈判纪要》《补充协议》），并经双方签字确认。

（3）保密性约定。谈判中涉及商业秘密（如报价策略、技术方案）的，需先签署《保密协议》，约定保密期限及违约金。

3.合同起草环节：条款精准化与风险防控

采用企业法务部制定的模板（如采购合同、服务合同模板），或参考政府部门发布的示范文本（如住建部《建设工程施工合同（示范文本）》）。非标准合同需注明“本合同未约定事项，按《民法典》相关规定执行”，避免条款空白。

核心条款起草时的注意事项包括：标的条款明确名称、规格、型号（附技术参数附件）。价格条款注明单价、总价、税费承担及价格调整条件。履行条款约定交货地点、验收方式‘’验收标准，违约条款 明确违约金计算方式避免“损失赔偿按实际计算” 等模糊表述。争议解决条款优先选择己方所在地法院管辖（如“因本合同发生纠纷，由甲方住所地人民法院管辖”），或约定熟悉的仲裁机构（如 “提交 XX 仲裁委员会仲裁”）。仲裁条款效力上需明确 “仲裁委员会” 名称（如“兰州仲裁委员会”），避免“提交仲裁或法院诉讼”等无效约定。

4、合同审核环节：多层级风险过滤

（1）审核主体与流程。建议三级审核制：业务部门初审（确认需求匹配度）→ 法务部门合规性审核（条款合法性、风险防控）→ 财务部门审核（付款条件、发票类型）。重大合同可外聘律师出具《法律意见书》，或组织专项评审会。

（2）重点审核内容。合法性审查：条款是否违反《民法典》强制性规定（如高利贷利率超过 LPR4 倍）、行业法规（如金融机构借款合同不得约定 “利滚利”）。完整性审查：是否缺少关键条款（如知识产权归属、保密条款），附件（如技术协议、订单）是否与主合同一致。歧义性审查：对 “左右”“大约” 等模糊用词修改为确切数字（如 “交货期不晚于 2025 年 7 月 15 日”），对多义词（如 “定金” 与 “订金”）明确法律性质。

5.合同签署环节：形式合规与效力保障

（1）签署主体资格核实。法定代表人签署：核对身份证与营业执照信息是否一致，留存签字样本。代理人签署：要求提供《授权委托书》（需加盖公章及法定代表人签字），授权范围需包含 “签署合同” 事项，避免无权代理（如业务员仅获 “洽谈业务” 授权）。

（2）签署形式规范。盖章要求：公章需与企业名称完全一致（如 “XX 有限公司” 不得盖 “XX 公司” 章），加盖骑缝章（多页合同），盖章位置需清晰可辨。签字要求：自然人需手写签名（不得打印），附身份证号及签署日期；企业法定代表人签字需与工商备案一致。

3. 合同生效条件把控。附生效条件合同（如 “本合同自双方签字盖章且预付款到账后生效”），需在条款中明确条件成就的证明方式（如银行转账凭证）。特殊合同需办理登记/备案（如不动产抵押合同需到不动产登记中心登记），未办理可能导致权利无法对抗第三人。

6.合同履行环节：动态监控与证据留存

（1）建立履行台账。制作《合同履行跟踪表》，记录关键节点（如交货时间、验收结果、付款日期），设置预警机制（如付款到期前 3 日提醒）。

（2）变更与违约处理。变更协议：履行中需变更条款（如延期交货），需签订书面《补充协议》，避免口头约定；变更内容需明确 “原合同第 X 条废止，按本协议执行”。违约应对：对方延迟履行时，需在 3 日内发《履约催告函》（EMS 邮寄并留存回执），注明 “如未在 X 日内履行，我方将解除合同并索赔”。

（3）证据固定策略。所有往来文件（如通知、确认函）需以书面形式（含邮件、传真）保存，邮件需保留发件人邮箱实名认证信息。对现场履行情况（如交货验收）可拍照 / 录像，附文字说明（含时间、地点、参与人），必要时邀请第三方见证。

7.合同结算环节：财务合规与风险闭环

（1）结算条件审核

对照合同约定审核结算单据（如验收单、发票、对账单），确保“单据齐全、内容一致”。验收单需经我方签字确认，且无 “质量瑕疵待处理” 等批注。发票类型（专票 / 普票）、金额需与合同约定一致，税号错误的发票需退回重开。

（2）付款流程控制。严格按合同约定付款节点支付（如 “验收合格后 15 个工作日内付款”），避免提前付款；对分期付款合同，需在支付前核查是否满足各期条件。大额付款需采用银行转账，备注 “支付 XX 合同 X 期款”，避免现金支付或向非合同指定账户付款。

（3）结算争议处理。对方提出超合同金额结算时，需核实是否有补充协议或我方签字确认的变更单，无依据的可拒绝支付。发现结算单据造假（如伪造验收单），立即暂停付款并启动内部调查，必要时追究对方违约责任。

8.纠纷处理环节：成本最优与权益最大化

（1）争议解决方式选择。协商调解：优先通过邮件 / 函件协商，可约定 “双方在 X 日内协商解决，否则按合同约定仲裁 / 诉讼”，降低维权成本。仲裁诉讼：仲裁一裁终局，效率高但费用较高；诉讼周期长但可上诉。选择时需考虑：

管辖地便利性（如己方所在地法院管辖）。证据的充分性，如缺乏书面协议时，诉讼中可申请证人或委托律师调查取证出庭。

（2）证据组织与时效管理。整理《证据清单》，按 “主体资格→合同成立→履行情况→违约事实” 排序，重点证据（如合同原件、付款凭证）需留存复印件。注意诉讼时效（普通纠纷 3 年），对即将超时效的争议需发《催款函》并公证，中断时效计算。

（3）危机应对与舆情管控。重大纠纷建议同步对接法务、公关部门，避免负面信息扩散。对可能引发群体性诉讼的纠纷，提前制定应急预案，防止连锁反应。

律师建议：在企业经营管理中，法定代表人的选任关乎重大法律责任与风险，需慎之又慎。法定代表人基于法律授权，其代表权限覆盖公司经营活动的诸多方面，远超普通员工。实践中，法定代表人以公司名义作出的民事法律行为，在无相反证据时，公司通常需承担相应法律后果。以某建筑公司为例，法定代表人未召开股东会便擅自签订巨额担保合同，最终导致公司承担连带清偿责任，此案例凸显了法定代表人行为对公司的重大影响。

为防范合同签订中的潜在风险，企业应在合同条款中明确约定合同成立条件，要求法定代表人或经授权的代表签字，并同时加盖公司公章或合同专用章。这种双重确认机制，能有效规避因签约程序瑕疵引发的法律纠纷，防止公司无端承担不必要的责任。在内部管理层面，企业可通过建立健全规章制度，完善权责分明的管理体系。例如，制定详细的合同审批流程，明确各层级员工的签约权限，并配套设立奖惩制度与责任追究机制。对于越权签订合同的员工，公司有权依据内部协议及相关法律规定，要求其承担赔偿责任，以此约束员工行为，降低经营风险。

当企业作为合同相对方时，务必对签约对方人员的身份信息、授权范围进行严格核查。可通过查验授权委托书、核实工商登记信息等方式，确认对方是否具备合法有效的签约资格，避免因对方人员越权缔约或虚假缔约遭受经济损失。

四、格式条款的相关问题

格式条款（又称标准条款、定式合同）是当事人为重复使用而预先拟定，并在订立合同时未与对方协商的条款。其核心在于单方预先拟定性和未经协商性，常见于公用事业（如水电、燃气）、金融、电信、消费等领域。

1.格式条款的核心特征

（1）预先拟定性，即由一方（通常是具有市场优势地位的主体）提前制定，内容固定，适用于不特定多数人。例如，网购平台的用户协议、保险单条款等。

（2）重复使用性，即条款为多次交易设计，旨在降低交易成本，提高效率。例如，快递单的免责声明、电信服务合同中的格式条款。

（3）未经协商性，即相对人只能选择接受或拒绝，无法对条款内容进行实质性修改。例如，购房合同中开发商提供的格式条款，购房者通常无法调整。

（4）内容定型化，即条款以书面或非书面形式标准化呈现，不同交易对象接受的条款内容一致。例如，超市购物小票上的“特价商品不退不换”声明。

（5）主体地位不对等，即提供方多为垄断性企业或具有优势地位的主体，相对方（如消费者）处于弱势地位，缺乏议价能力。

2.格式条款的法律规定

格式条款是当事人为重复使用预先拟定且未经协商的条款，其核心法律规则如下：根据《民法典》第496条规定，第四百九十六条　格式条款是当事人为了重复使用而预先拟定，并在订立合同时未与对方协商的条款。采用格式条款订立合同的，提供格式条款的一方应当遵循公平原则确定当事人之间的权利和义务，并采取合理的方式提示对方注意免除或者减轻其责任等与对方有重大利害关系的条款，按照对方的要求，对该条款予以说明。提供格式条款的一方未履行提示或者说明义务，致使对方没有注意或者理解与其有重大利害关系的条款的，对方可以主张该条款不成为合同的内容。

根据上述法律规定，格式条款的适用场景常见于消费者合同（如网购、预付卡）、公用事业服务（水电燃气）、商业特许经营（加盟协议）等领域。

使用格式条款时，应遵循公平原则，提供方需遵循公平原则确定权利义务，不得单方免除自身责任或加重对方责任。对免除或限制责任的条款，需以显著方式（如加粗、弹窗）提示对方注意，并按要求说明。具有《民法典》总则编规定的无效情形（如欺诈、恶意串通），或不合理免除/减轻己方责任、加重对方责任、限制对方主要权利（如“商品售出概不退换”），或排除对方主要权利（如限制消费者索赔权）的，格式条款无效。条款理解有争议时，应作不利于提供方的解释；格式条款与非格式条款冲突时，以非格式条款为准。

特殊领域补充规定

消费者权益保护：《消费者权益保护法》第26条明确禁止经营者通过格式条款强制交易或排除消费者法定权利（如退换货、投诉权）。

行业监管：如《合同行政监督管理办法》要求经营者以单独告知、字体加粗等方式提示关键条款。

3.格式条款的适用条件

格式条款需满足以下条件方可有效：

程序上具有合法性，即首先公平协商：虽未实际协商，但条款内容需符合公平原则，不得显失平衡（如“最终解释权归商家”条款无效）。其次履行提示说明义务：提供方需采取合理方式（如单独告知、显著标识）提示对方注意重大利害关系条款，否则对方可主张条款不成为合同内容。

内容上具有合法性，即没有禁止性内容：免除人身伤害责任（如游乐场“受伤概不负责”）；排除消费者依法享有的权利（如“不得诉讼”条款）；不合理限制经营风险分担（如物业单方涨价条款）。

形式上具有合规性，即采用书面形式，重要条款需明确记载于合同文本或显著位置（如店堂告示需张贴于醒目处）。

4.格式条款的责任承担。

（1）条款无效的法律后果

自始无效：无效条款不产生合同约束力，不影响其他条款效力。

消费者救济：消费者可主张条款无效，要求赔偿损失（如预付卡余额退还）。

（2）提供方的法律责任

行政处罚：市场监管部门可对违规行为处以警告、罚款。

民事赔偿：因条款无效导致对方损失的，需承担赔偿责任（如因排除保修义务导致的维修费用）。

（3）举证责任分配

提供方举证：需证明已履行提示说明义务（如提示记录、对方签字确认文件）。

消费者反证：若主张条款未提示，可提供合同文本无显著标识等证据。

律师建议：从企业层面来讲，制定格式条款时，引入第三方合规审查，确保内容公平；采用技术手段（如弹窗确认、电子签名）履行提示义务并留存证据。

从消费者层面来讲，签订合同时重点审查加粗、标红条款；对不合理条款可向消协或市场监管部门投诉。

格式条款的立法核心是平衡交易效率与公平性，其无效风险集中于内容违法或程序瑕疵（未履行提示义务）。企业需通过合规审查、透明化条款设计规避法律风险，消费者则应主动行使知情权与抗辩权。司法实践中，格式条款的解释与效力认定倾向于保护弱势方，体现“倾斜保护”原则。

（王永刚，甘肃勇盛律师事务所）